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Como fazer uma
Ata?
Caros Subsecretários
de Escrituração e Arquivo das Fraternidades de JUFRA do
Estado de São Paulo, Paz e bem!
Como sabemos, uma
das normas da OFS e da JUFRA desde seu inicio é o uso do livro
de atas, a subsecretaria que ocupamos é de fundamental importância
na vida da Fraternidade, porque somos os responsáveis pelo registro
da História e do arquivo das Documentações de nossas
Fraternidades, é um pouco complicado isso, porque nossa função
acaba tendo um caráter por demais administrativo, é importante
que não a olhemos assim, assim como o que temos do nosso carisma
vêm das fontes franciscanas que são escritos dos primeiros
companheiros de Francisco e escritos dele mesmo que foram guardados
(arquivados talvez...), assim nós, somos chamados a escrever
as novas "fontes franciscanas" com nossos registros e atas,
façam isso com amor, carinho e espírito de serviço
e fraternidade, espero que essas orientações referentes
à ata, possam iluminar os irmãos que têm algum tipo
de duvidas em relação a como fazê-la e que possa
de fato serem usadas em nossas Fraternidades.
O que é uma
ata? Como faço?
A ata e um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrências,
deliberações, resoluções e decisões
de reuniões ou assembléias.
Deve ser redigida de tal maneira que não seja possível
qualquer modificação posterior. Para evitar isso deve
ser escrita:
- sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço
da página);
- sem abreviaturas de palavras ou expressões;
- números deve ser escritos por extenso;
- sem rasuras nem emendas;
- sem uso de corretivo
- com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
- com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.
Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa
digo, como neste exemplo: "Aos vinte dias do mês de março,
digo, de abril, de mil novecentos e noventa e seis..."
Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata,
usa-se em tempo: "Em tempo: Onde se lê março, leia-se
abril".
Modelo de ata
Data, horário,
local e objetivos
Aos quatorze dias do mês de outubro de mil novecentos e noventa
e seis, com início às vinte horas, na paróquia
São Francisco de Assis (Se o local não for o mesmo das
reuniões da fraternidade citar o endereço...), realizou-se
o Encontro de formação (ou reunião geral, se for
do Secretariado ou outra citar...) da Fraternidade São Francisco
de Assis
Abertura da reunião e as pessoas presentes
Em reuniões da Fraternidade onde as presenças são
registradas no livro de Presenças:
Presentes estavam os irmãos da Fraternidade cujos nomes se encontram
registrados em livro próprio, contamos também com a presença
da jovem Rita de Cássia da Silva que veio visitar nossa Fraternidade
(no caso de primeira participação...)
Em caso de Reunião do Secretariado onde as presenças são
assinadas no final da Ata:
Estavam presentes os irmãos, José Miguel Freire - Secretário
Fraterno, Maria das Graças Maia - Subsecretária de Formação...
Relato da reunião
propriamente dita.
O irmão Secretário Fraterno deu inicio ao nosso encontro
com a Oração inicial, após a mesma foi lida e aprovada
a ata do encontro anterior. Em seguida o Irmão formador nos expôs
o Tema do encontro de formação de hoje que será
como se fazer uma ata, ele apresentou um material que veio do Subsecretário
Regional de Escrituração e Arquivo, Irmão Alex
Bastos, que tem como titulo: "Como se fazer uma ata", foram
feitos questionamentos acerca da importância da ata na vida da
fraternidade, a necessidade de se guardar esses documentos, como se
preparar uma ata. O irmão formador nos esclareceu que uma ata
deve ser feita sem parágrafos ou alíneas, a mesma deve
ocupar todo o espaço da página, não pode ter abreviaturas
de palavras ou expressões e os números devem ser escritos
por extenso, a mesma não pode ter rasuras nem emendas nem uso
de corretivo. O irmão Secretário nos avisou que segunda
feira haverá festa da Pizza e os irmãos Julio César
e Mário Marcos irão coordenar a barraca.
Encerramento
Nada mais havendo a tratar, foi feita a oração final e
encerramos o encontro. E eu Irmão José Benedito Bastos,
Lavrei, redigi e transcrevi a presente, ata após lida e aprovada
segue assinada por mim, pelo secretário Fraterno (na qualidade
de presidente da reunião) e pelo Subsecretário de Formação
(na qualidade de vice presidente.
(Isso pode variar segundo os costumes da fraternidade, essa norma do
presidente e Vice assinarem é usual em empresas)
Ou no caso de reunião do secretariado onde as presenças
são Registradas na ata:
... Segue assinada por mim e pelos presentes na reunião.
Lembrando ainda:
- Não se desenha linhas no livro para se assinar
- Aconselha-se assinar por extenso, sem usar rubrica
- Pula-se apenas uma linha entre uma ata e outra
- Não se pode desenhar na ata ou fazer qualquer tipo de rabisco
- Não se arranca folhas do livro de maneira alguma (DE MANEIRA
ALGUMA!)
- O livro deve ter termo de abertura e todas as paginas devem ser rubricadas
pelo Secretário Fraterno Local ou membro do Regional.
Espero que esta
possa esclarecer as duvidas de todos vocês, estamos abertos a
auxiliá-los no que se fizer necessário, aguardamos retornos.
Abraços Fraternos
Irmão Alex Sandro Bastos Ferreira, OFS/JUFRA
Subsecretário Regional de Escrituração
e Arquivo/I Distrito
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